Nekatere zavarovalnice pri svojem poslovanju uporabljajo XML račun (namesto zbirnih računov). eAmbulanta vam omogoča enostavno dodajanje storitev na XML račune in njihovo pošiljanje neposredno v portal zavarovalnice. Pred pričetkom uporabe funkcionalnosti so potrebne določene nastavitve, ki so razložene v članku na povezavi.

V tem članku je podrobneje opisana uporaba XML funkcionalnosti in kreiranje specifikacije poslanih XML računov za računovodstvo.

Odprete kartico termina tako, da kliknete na termin v urniku in s klikom na "Ustvari obravnavo" kreirate obravnavo.

Če je bila avtorizacija izdana v vašo eAmbulanto in so v polju "Avtorizacija" že izpolnjeni podatki s strani zavarovalnice, se bodo storitve te obravnave avtomatsko dodale na XML račun za tekoči mesec. Na XML račun se bodo prenesle storitve in cene, ki so navedene pod zavihkom "Storitve".

Ko končate z vnašanjem morebitnih izvidov in ostalih podrobnosti, kliknete na "Zaključi obravnavo" (ni potrebno izdajati računa ali dodajati obravnave na zbirni račun).

Obravnava bo vidna v zavihku "Zaračunavanje", "Partnerji", s klikom na izbrano zavarovalnico in izbiro meseca. Obravnava se doda na XML račun za tisti mesec, ko ste obravnavo zaključili (in ne mesec, v katerem je bil termin rezerviran), zato je pomembno, da obravnave zaključujete sproti.

Če v polju "Avtorizacija" podatki še niso izpolnjeni, morate avtorizacijo ročno dodati na obravnavo. Natančna navodila za to si lahko preberete v članku na povezavi. Ko je enkrat avtorizacija ročno dodana na avtorizacijo, se bo obravnava avtomatsko dodala na XML, ko boste obravnavo zaključili.

Gumb "Zaključi avtorizacijo" na obravnavi in avtorizaciji je namenjen za primere, ko se zdravljenje v sklopu določene avtorizacije (z več obravnavami) predčasno zaključi. S klikom na ta gumb se označi, da preostale obravnave ne bodo izvedene, zato lahko gredo opravljene obravnave na XML račun (npr. če je na avtorizaciji 5 obravnav in se izvedeta samo 2, potem se zdravljenje predčasno zaključi in se s klikom na ta gumb 2 opravljeni obravnavi takoj dodata na XML).

XML račun pošljete tako, da v modulu "Zaračunavanje" (1), pod zavihkom "Partnerji" (2), izberete zavarovalnico s seznama (3) in tekoči mesec (4), nato pa kliknete "Pošlji XML" (5). Poslan XML se bo pokazal na seznamu poslanih XML-jev (6). Če bo XML uspešno poslan, se bo pika, ki označuje status (rdeče barve na sliki) obarvala v zeleno.

V eAmbulanti ni omejitve, koliko računov lahko zavarovalnici pošljete mesečno (npr. po vsaki opravljeni obravnavi ali enkrat mesečno). Predlagamo, da pri zavarovalnicah preverite, če imajo preferenco glede periodike pošiljanja računov.

V primeru, da vam zavarovalnica zavrne uspešno poslan XML, ga lahko popravite in ponovno pošljete.

To storite tako, da izbran XML poiščete na seznamu poslanih XML-ov in kliknete nanj (XML mora imeti poleg zeleno piko, ki označuje, da je bil uspešno poslan). Odpre se vam seznam obravnav, ki so na poslanem XML-u.

Če želite popraviti znesek katere od obravnav, ki so na poslanem XML računu, v urniku odprete obravnavo in pod zavihkom "Storitve" popravite znesek postavke.

Če želite katero od obravnav odstraniti z XML računa, odkljukate tisto obravnavo. Obravnave, zraven katerih je prazen kvadratek, ne bodo dodane na novo, popravljeno verzijo XML-a. Nato kliknete gumb "Ponovno pošlji XML" (na tem XML-u bodo samo obkljukane obravnave).

V primeru, da je bil isti XML večkrat poslan, bo zavarovalnica upoštevala XML, ki je bil nazadnje uspešno poslan.

Na podlagi poslanega XML računa je mogoče avtomatsko kreirati tudi zbirni račun s priloženo specifikacijo, ki ga boste lahko nato posredovali svoji računovodji. Predhodno morate v modulu "Stranke" pod zavihkom "Pravne osebe" vpisati podatke zavarovalnice.

Zbirani račun boste nato kreirali tako, da boste pod "Poslani XML" obkljukali levi kvadratek ob ikoni za ustvarjanje zbirnega računa in kliknili na ikono "Ustvari zbirni račun", kot označuje rdeča puščica na sliki. Predpogoj za to je, da je bil XML uspešno poslan in da ga je zavarovalnica potrdila/plačala (označite kot potrjen).

Ob tem se bo avtomatsko kreiral zbirni račun, ki ga boste lahko videli v zavihku "Računi" (kot plačnik in stranka bo izpisana zavarovalnica, način plačila bo nakazilo na TRR). Ko je zbirni račun plačan, lahko to zabeležite s klikom na kvadratek levo od akcije "Prikaži račun".