V eAmbulanti smo dodali možnost kreiranja kuponov oziroma kod z namenom, da se stranki ob rezervaciji termina in plačilu storitve prek spleta omogoči:
(1) popust na storitev ali
(2) rezervacijo storitve brez plačila s strani uporabnika (plačilo s strani podjetja/ delodajalca).
1. Potencialne stranke
Preden ustvarimo kupon je potrebno v eAmbulanti izbrati stranke, ki bodo upravičene do uporabe kode.
Iz levega menija izberemo modul Naročanje (1), nato pa zavihek Potencialne stranke (2). Na levi strani se prikaže seznam kontaktov, na desni strani pa seznam skupin.
Dodajanje skupine
Stranke, ki bodo upravičene do določene promocije (kode), so zaradi preglednosti razdeljene v skupine. Preden se vnese potencialne stranke, je torej treba dodati skupino strank (v kolikor imamo skupino že dodano, naslednji korak preskočimo).
To storimo s klikom na Dodaj skupino (1), v naslednjem koraku določimo naziv skupine (2), lahko pa dodamo tudi opis (3). Skupino shranimo s klikom na gumb Shrani skupino (4).
Dodajanje strank
Ko imamo skupino dodano, se lahko lotimo dodajanja strank. Kliknemo na gumb Dodaj kontakt. Stranke lahko dodamo na tri načine:
ročno vnesemo (1) ime, priimek, e-poštni naslov in stranki izberemo skupino. Na koncu izberemo Shrani kontakt.
stranko poiščemo med že obstoječimi strankami (2) (stranke, ki smo jih predhodno že vnesli in so shranjene v aplikaciji, morajo imeti nastavljen GDPR in v sklopu tega dovoljeno marketinško obveščanje). Na koncu stranki določimo še skupino in kliknemo Poveži.
uvozimo kontakte (3) iz vnaprej pripravljene excel datoteke, v kateri morajo biti podatki oblikovani na način, kot je prikazan na spodnji sliki:
Datoteko pripnemo tako, da kliknemo na Pripnite datoteko (4) in jo izberemo iz shranjenih datotek. Na koncu izberemo gumb Uvozi kontakte (5). Če smo imeli datoteko pravilno oblikovano, se bodo kontakti avtomatsko prenesli na seznam kontaktov.
Ko zaključimo z dodajanjem kontaktov, pritisnemo gumb Zapri dodajanje (6). Dodani kontakti so nato vidni na seznamu kontaktov.
2. Ustvarjanje promocije
Ko smo uredili stranke, se lahko lotimo ustvarjanja kod. Znotraj eAmbulante smo vgradili sistem, ki generira avtomatično kodo glede na pravila oziroma lastnosti, ki jih določite vi kot izvajalec.
Ustvarjanja kod se lotimo tako, da v modulu “Naročanje” izberemo zavihek “Spletni kuponi”. Prikaže se nam seznam že ustvarjenih promocij (če nismo še nobene ustvarili, je seznam prazen).
Postopek ustvarjanja promocije:
Kliknemo gumb Dodaj promocijo.
Odpre se pojavno okno, v katerem nastavimo naslednja pravila promocije:
naziv promocije,
veljavnost kode (datum začetka in konca trajanja),
lahko izberemo ali koda velja za določeno storitev– enonamenska, več ali vse storitve- večnamenska koda; storitve izbiramo s spustnega seznama (če ne izberemo nobene storitve, bo koda veljala za vse storitve),
uporabnost kuponov na promociji; enkratna (unikatna koda za vsako stranko) ali neomejena uporaba (univerzalna koda za vse stranke – npr. Medifit20);
v primeru, da izberemo možnost neomejena uporaba, se odpre dodatno polje, v katerega vpišemo skupno kodo kuponov (npr. Medifit20)
vrednost popusta v odstotkih ali evrih,
plačnik; če ne izberemo ničesar, bo plačnik stranka, ki kupon koristi (primer: Podjetje svojim zaposlenim podari kodo z 10% popustom na vrednost storitve, preostanek plača stranka).
(spletna) povezava do promocije (na tej povezavi bodo stranke lahko koristile kupon, npr. vaša spletna stran, prek katere se stranke lahko naročijo in plačajo termin).
Ko smo nastavili vse potrebno, kliknemo gumb Potrdi.
Uspešno ustvarjena promocija bo sedaj vidna na seznamu promocij. Zelena pika zraven promocije pomeni, da je ta aktivna.
V primeru, da je plačnik ene ali več storitev v celoti podjetje, ga pri kreiranju promocije izberemo iz spustnega seznama. Pri unovčenih kodah, ki imajo določenega plačnika, po izvedbi storitve, na kartici termina (zavihek Storitve) s klikom na Ustvari račun promocije, storitev samodejno dodamo na zbirni račun za promocijo določenega plačnika.
3. Generiranje kode
Iz seznama ustvarjenih promocij izberemo tisto, za katero želimo ustvariti kodo. Če si želimo pogledati podrobnosti promocije, lahko to storimo s klikom na ikono oko (predogled) v vrstici izbrane promocije.
Na desni se nam odpre novo polje Kuponi.
Če smo pri ustvarjanju promocije izbrali možnost NEOMEJENA UPORABA, nam kod oziroma kuponov ni treba generirati. Koda, ki smo jo določili kot skupno kodo kuponov, bo enaka za vse stranke. Ta koda se bo tudi izpisala v polju Kuponi, ko bomo iz seznama promocij izbrali tako promocijo.
Če smo pri ustvarjanju promocije izbrali možnost ENKRATNA UPORABA, moramo kode oziroma kupone posebej generirati. To storimo tako, da kliknemo na Dodajanje kuponov. Odpre se novo okno, v katerem lahko izbiramo med dvema načinoma kreiranja kuponov:
Pošiljanje uvoženim kontaktom (1): v polju Kontakti (2) s spustnega seznama izberemo stranke oziroma skupine strank, ki jim želimo poslati kode. Ko smo izbrali stranke/ skupino strank, kliknemo Dodaj na seznam. Izpiše se nam seznam kontaktov, katerim bo kupon poslan. Stranke lahko s seznama poljubno odstranimo s klikom na ikono X. Ko z urejanjem seznama zaključimo, pritisnemo gumb Pošlji. Unikatne kode se bodo avtomatsko generirale in poslale prek e-pošte vsaki stranki s seznama, postale pa bodo tudi vidne na seznamu kreiranih kuponov.
Ročno generiranje kod (3): vnesemo želeno število generiranih kod (4). Nato kliknemo Generiraj. Program nato samodejno generira določeno število unikatnih kod, ki so vidne na seznamu kreiranih kuponov. Te kode boste morali nato sami posredovati strankam.
4. Pošiljanje kod strankam
Ko so kode kuponov generirane, je potrebno strankam oziroma skupinam strank te kode tudi posredovati. Na voljo je možnost samodejnega pošiljanja tovrstne e-pošte iz eAmbulante. V e-poštnem sporočilu bo stranka prejela kodo ter spletno povezavo, na kateri lahko posredovano kodo unovči.
V primeru, da ste pri ustvarjanju promocije izbrali ENKRATNA UPORABA in nato pri dodajanju kuponov POŠILJANJE UVOŽENIM KONTAKTOM, se bodo e-poštna sporočila izbranim strankam avtomatsko posredovala. V primeru, da ste pri dodajanju kuponov izbrali ROČNO GENERIRANJE KOD, se kode ne bodo poslale.
V primeru, da ste pri ustvarjanju promocije izbrali NEOMEJENA UPORABA, kupone strankam pošljete po naslednjem postopku:
v modulu Marketing izberete zavihek Spletni kuponi,
iz seznama ustvarjenih promocij izberete želeno promocijo,
odpre se polje Kuponi, kliknete Dodajanje kuponov (1),
odpre se novo okno, v katerem je označena možnost Pošiljanje uvoženim kontaktom (2). S spustnega seznama (3) izberete stranke oziroma skupine strank, ki jim želite posredovati kupon,
pritisnete gumb Dodaj na seznam (4) in nato gumb Pošlji (5).
Strankam, ki ste jih dodali na seznam za pošiljanje, bo poslano e-poštno sporočilo s kodo za popust in spletno povezavo, kjer bodo kodo lahko unovčili.
5. Pregled generiranih kod
Generirane kode si lahko kadarkoli ogledate v modulu “Naročanje” v zavihku “Spletni kuponi” tako, da iz seznama promocij izberete želeno.
Odpre se vam seznam kuponov oziroma kod vezanih na izbrano promocijo. Na voljo so tri vrste seznamov kuponov:
kreirani; iz tega seznama je razvidno, kateri kuponi so bili ustvarjeni. Na tem seznamu so prikazani vse avtomatsko generirane kode (tudi tiste, ki strankam niso bile avtomatsko poslane – možnost ročno generiranje kod pri dodajanju kuponov). Uporabljeni kuponi imajo poleg zeleno piko, neuporabljeni pa rumeno. Na tem seznamu lahko kupone tudi deaktivirate s klikom na ikono X.
poslani; iz tega seznama je razvidno, kateri stranki je bil poslan določen kupon,
uporabljeni; iz tega seznama je razvidno, kateri kuponi so bili uporabljeni ter datum unovčitve, stranka, storitev in datum rezervacije. S klikom na ikono oko lahko dostopate do termina storitve, pri kateri je bil kupon uporabljen.
na kartici termina: za vsak termin, pri rezervaciji katerega je bila uporabljena koda, bo na kartici termina v polju Promocija natančno izpisano del katere promocije je rezerviran termin ter koda, ki je bila uporabljena in njena vrednost.
S klikom na šifro kupona na kateremkoli izmed treh seznamov se bom šifra kupona avtomatsko kopirala v odložišče, o čemer vas bo obvestila tudi aplikacija. V kolikor si želite ogledati podrobnosti promocije, lahko to storite s klikom na ikono oko (predogled) poleg promocije. S klikom na ikono X lahko promocijo deaktivirate.
6. Vtičnik za naročanje
Znotraj eAmbulante lahko ustvarite tudi vtičnike za naročanje treh tipov, več o tem si lahko preberete v članku. Kode oziroma kuponi se v osnovi uporabljajo pri spletni rezervaciji in plačilu storitev, kar omogoča tip vtičnika napredna rezervacija termina.
V nastavitve vtičnika znotraj eAmbulante smo zato dodali izbiro plačila storitve s kodo. Če želite vklopiti to možnost, morate pri kreiranju vtičnika najprej označiti možnost Spletno plačilo s kartico, šele nato se vam odpre polje za splošne pogoje in možnosti vnos spletnih kuponov in plačila z gotovino ob terminu. Če želite katero izmed navedenih možnosti vklopiti, zgolj pritisnete na okrogel sivi gumb, ki se ob vklopu obarva v zeleno. Na koncu stisnete gumb Potrdi.
Stranka torej na vaši spletni strani pri naročanju prek vtičnika izbere storitev in termin, nato pa se pojavi izbira načina plačila in polje za vnos kode. V primeru doplačila, se od zneska odšteje vrednost popusta. Stranko se preusmeri na plačilni modul, kjer zaključi nakup.
V kolikor gre za kodo, katere plačnik je v celoti neko podjetje, se korak plačila preskoči. Stranka rezervira termin in ga potrdi prek e-pošte.